Asambleas virtuales, presenciales o mixtas en propiedad horizontal: qué exige la ley
Las asambleas virtuales dejaron de ser una medida de emergencia. Hoy son una herramienta habitual en propiedad horizontal, junto con las asambleas presenciales y las mixtas. Lo importante no es la plataforma: es cumplir la ley, dejar prueba y no vulnerar el derecho al voto.
La Ley 675 de 2001, en su artículo 42, ya contemplaba reuniones no presenciales. Durante la pandemia se emitieron decretos que impulsaron su uso; algunos se derogaron, pero la facultad legal de deliberar y decidir a distancia se mantiene. También lo ha recordado la doctrina contable al interpretar ese artículo junto con normas sobre reuniones no presenciales de personas jurídicas (ver análisis en Ámbito Jurídico).
Qué dice el artículo 42 en la práctica
Habrá reunión de asamblea general cuando, por cualquier medio, los propietarios de bienes privados —o sus representantes o delegados— puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva, y se cumpla el quórum exigido para el caso.
En otras palabras: la modalidad (Zoom, plataforma de votación, chat sucesivo, etc.) es válida si permite deliberación real, decisión verificable y el cuórum que corresponda.
1) Asamblea presencial
Sigue siendo la modalidad clásica: propietarios o apoderados en un mismo lugar, con orden del día, control de asistencia, deliberación y votación. Conviene cuando hay debates complejos, inspección de documentos físicos o baja adopción digital en la comunidad.
- Fortaleza: interacción cara a cara y menor barrera tecnológica.
- Riesgo: logística, aforo, desplazamientos y, en emergencias, imposibilidad de reunirse.
2) Asamblea virtual (no presencial)
Se realiza por plataformas tecnológicas. Suele contratar logística especializada que monta la sala, identifica asistentes, habilita votación y graba la sesión.
Puntos críticos:
- Prueba inequívoca de que la asamblea se celebró: el acta y, de forma complementaria, la grabación. Esa grabación pertenece a la copropiedad que contrató el servicio, no al proveedor de logística.
- Debe poder justificar quién intervino, qué se dijo o votó y en qué momento, además de conservar copia de la convocatoria.
- La comunicación debe ser simultánea o sucesiva de forma que permita deliberar y decidir, no solo “escuchar” sin posibilidad de participar.
3) Asamblea mixta
Combina presencia física y conexión remota en la misma reunión. Es útil cuando parte de los propietarios no puede asistir al salón, pero tampoco se quiere excluir a quienes prefieren o necesitan estar en sitio.
En modalidad mixta se exige el mismo estándar: identificación, derecho a voz (según reglamento), derecho al voto sin discriminación, quórum unificado y evidencia única del desarrollo (acta + soportes/grabación).
4) Comunicación escrita (poco usada, pero válida)
No es una “videollamada”: es una decisión tomada por comunicación escrita enviada a los propietarios. Suele servir para una o dos preguntas urgentes, cuando una asamblea extraordinaria con logística completa resultaría costosa.
Condiciones clave que suelen aplicarse en la práctica:
- La comunicación debe llegar al 100% de los propietarios / coeficientes de la copropiedad.
- Se fija un plazo máximo de respuesta (en la práctica se habla de hasta un mes); lo que no llega en ese término no se tiene en cuenta.
- Se computa el coeficiente de quienes respondieron, como si se tratara de una votación sobre la pregunta planteada.
Ejemplo real de revisoría: en un conjunto de 230 unidades se envió la pregunta por escrito; en máximo 15 días hubo respuesta total y favorable, y se pudo ejecutar la decisión sin asumir el costo de una extraordinaria presencial/virtual completa.
El voto no se puede negar
Que un propietario no maneje bien el celular o el control de votación no autoriza a excluirlo del derecho al voto. Una cosa es reglamentar intervenciones (tiempos, número de intervenciones) y otra, muy distinta, limitar el voto.
En asamblea virtual, presencial o mixta debe existir mecanismo de apoyo (votación asistida, acompañamiento, canal alterno) para que nadie pierda su derecho por una barrera tecnológica.
Quórum: la modalidad no lo rebaja
Sea virtual, presencial o mixta, debe cumplirse el quórum decisorio del caso. Decisiones especiales (por ejemplo, desafectación o destinación particular de un bien común) exigen mayorías especiales: la plataforma no reduce ese umbral.
Rol del revisor fiscal en reuniones no presenciales
Cuando la comunicación es sucesiva o se usa un canal tecnológico, el revisor fiscal puede tener que dar fe de que la comunicación ocurrió de manera adecuada (inmediata o sucesiva según el medio).
No basta “estar conectado” mientras se hacen otras cosas: hay que verificar interferencias, si todos los usuarios habilitados pudieron deliberar/votar y si el proceso deja evidencia. Esa función suele subestimarse y es clave para la validez y la defensa posterior del acta.
Checklist rápido antes de elegir la modalidad
- ☐ ¿La convocatoria indica claramente si será presencial, virtual o mixta?
- ☐ ¿El medio permite deliberar y decidir (simultánea o sucesiva)?
- ☐ ¿Habrá grabación / soportes y acta, con prueba inequívoca?
- ☐ ¿La grabación y soportes quedan en poder de la PH?
- ☐ ¿Se garantiza el derecho al voto también a quien no es “digital”?
- ☐ ¿El quórum y las mayorías del punto del orden del día están claros?
- ☐ ¿El revisor fiscal (si aplica) tiene rol definido de verificación?
- ☐ Si es por comunicación escrita: ¿llegó al 100% y hay plazo y cómputo de coeficientes?
Conclusión
La pandemia popularizó las asambleas virtuales, pero la base legal ya estaba en la Ley 675. Hoy el administrador y el consejo deben elegir la modalidad según el tipo de decisión, el costo, la urgencia y la realidad de la comunidad: presencial, virtual, mixta o, en casos puntuales, comunicación escrita.
Si su conjunto necesita organizar una asamblea PH con identificación de asistentes, quórum en vivo, votación digital y acta con trazabilidad —en formato virtual, presencial o híbrido—, puede conocer el flujo en ConnextData Asambleas.